Cómo responder a huéspedes fuera del horario de recepción
Cómo configurar un agente de IA que responde 24 horas al día con las normas de su alojamiento, sin perder a un huésped que escribe de noche o el fin de semana.
Las solicitudes llegan al mismo tiempo por WhatsApp, email e Instagram: "¿hay disponibilidad este fin de semana?", "¿a qué hora es el check-in?", "¿hay wifi?", "¿cómo llego en tren?". Fuera del horario de recepción, nadie responde — y el huésped, sin confirmación, busca otra alternativa.
Esta guía muestra cómo configurar un agente de IA que responde 24 horas, usando los Agentes de IA de WhatSMS.
Paso 1 — Cargar las normas de la casa en una única base de conocimiento
Cargue las normas de la casa, horarios, precios y políticas de cancelación una sola vez en la base de conocimiento del agente — en vez de explicarlas repetidamente a cada huésped.
Paso 2 — Conectar los canales donde los huéspedes ya escriben
Conecte WhatsApp, email e Instagram, entre otros, a la Bandeja Unificada, para que el agente responda en cualquiera de estos canales con la misma base de conocimiento.
Paso 3 — Configurar la transferencia para decisiones que requieren al propietario
Defina qué preguntas requieren su decisión — como una excepción a la política de cancelación — para que la conversación se transfiera al equipo con el resumen completo, en vez de que el agente arriesgue una respuesta.
Por qué esto evita perder la reserva
Menos preguntas repetidas interrumpiendo su día, y un huésped con respuesta inmediata en vez de silencio hasta el día siguiente — el momento en que, sin confirmación, muchos huéspedes ya reservaron en otro alojamiento.
Puede crear esta cuenta gratis y cargar las normas reales de su alojamiento antes de cualquier compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Los huéspedes extranjeros pueden hablar con el agente en su propio idioma?
La plataforma WhatSMS está disponible en 6 idiomas — portugués, inglés, español, francés, alemán e italiano — y el agente de IA responde en el idioma en que escribe el huésped, según la información cargada en la base de conocimiento. El apoyo humano del equipo siempre es en portugués.
¿El agente responde sobre disponibilidad de fechas?
El agente puede registrar solicitudes de reserva directamente desde la conversación, pero la confirmación final de disponibilidad depende del calendario conectado — para preguntas sobre una excepción específica, la conversación se transfiere al equipo.
¿Y si la pregunta es sobre una excepción a la política de cancelación?
Si la pregunta requiere una decisión del propietario — como una excepción a la política de cancelación —, la conversación se transfiere al equipo con el historial completo, para responder en cuanto reabra.
¿Qué información debo cargar en la base de conocimiento?
Normas de la casa, horarios de check-in/check-out, política de wifi, política de cancelación, precios e información de transporte — todo lo que hoy explica repetidamente por mensaje a cada huésped nuevo.
¿Puedo tomar el control de la conversación en cualquier momento?
Sí. Cada mensaje muestra si fue respondido por la IA o por una persona del equipo, y puede tomar el control de cualquier conversación en cualquier momento.
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