Cómo puede su escuela responder a padres y tutores por WhatsApp con IA
Una guía para configurar un agente de IA que responde sobre horarios, matrículas y faltas basándose en el reglamento y el calendario escolar de su institución.
En cada inicio de curso escolar, alguien del equipo de una escuela responde decenas de veces a la misma pregunta por su WhatsApp personal — cuál es el horario de esta clase, cuánto cuesta la matrícula de este mes, si el alumno faltó hoy. Ese número queda ligado a una persona, no a la escuela.
Esta guía muestra cómo configurar un agente de IA que responde en el WhatsApp oficial de la institución, usando los Agentes de IA de WhatSMS.
Paso 1 — Cargar el reglamento, horarios y calendario escolar
Cargue en la base de conocimiento del agente el reglamento interno, el horario de las clases, el calendario escolar y la tabla de matrículas. Es a partir de estos documentos que el agente va a responder, sin inventar información fuera de lo que la escuela ha confirmado.
Paso 2 — Conectar el WhatsApp oficial de la escuela, no un número personal
Configure el canal de WhatsApp Business de la institución en la Bandeja Unificada. Las respuestas pasan a salir de un número que pertenece a la escuela, y no a una persona específica del equipo.
Paso 3 — Definir la transferencia para preguntas fuera de lo documentado
Configure la transferencia automática a una persona siempre que la pregunta exija una decisión que no conste en los documentos cargados — por ejemplo, un caso disciplinario o una excepción al reglamento.
Por qué esto reduce la carga sobre el equipo administrativo
Los padres y tutores pasan a obtener respuesta a cualquier hora, sin depender de que una persona específica esté disponible — y el equipo deja de repetir la misma respuesta, todos los días, a familias diferentes.
Puede crear esta cuenta gratis y probar el agente con el reglamento real de su escuela antes de cualquier compromiso.
Preguntas frecuentes
¿El agente de IA responde sobre la situación específica de un alumno?
El agente responde según la base de conocimiento que cargue — reglamento interno, horario de clases, calendario escolar, tabla de matrículas. Para cuestiones específicas de un alumno (por ejemplo, un caso disciplinario), la conversación se transfiere a una persona con el historial completo.
¿El número deja de estar ligado a una sola persona?
Sí. El agente responde en el WhatsApp oficial de la escuela, no en el teléfono personal de un empleado — si esa persona está de vacaciones, enferma o deja el equipo, la información y el número siguen funcionando.
¿Puedo organizar los contactos por clase o curso escolar?
Sí. Puede agrupar contactos por clase, curso escolar o cualquier criterio que tenga sentido para su escuela, y usar esos grupos para segmentar avisos o consultar el historial de conversaciones de un grupo específico.
¿Cómo se trata el RGPD, sabiendo que manejamos datos de menores?
La base es privacy-by-design y RGPD desde la creación de la plataforma: consentimiento pedido antes de iniciar una conversación, datos cifrados, y derecho a exportar o eliminar los datos de un contacto en cualquier momento, con servidores en territorio europeo.
¿Qué ocurre cuando la pregunta no está en el reglamento cargado?
El agente no inventa una respuesta — transfiere la conversación a una persona del equipo, con el historial completo, para que la familia reciba una respuesta correcta en vez de una suposición.
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