Como responder a hóspedes fora do horário de recepção
Como configurar um agente de IA que responde 24 horas por dia com as regras da sua casa, sem perder um hóspede que escreve à noite ou ao fim-de-semana.
Os pedidos chegam em simultâneo por WhatsApp, email e Instagram: "há vaga para este fim-de-semana?", "a que horas é o check-in?", "há wifi?", "como chego de comboio?". Fora do horário da recepção, ninguém responde — e o hóspede, sem confirmação, procura outra alternativa.
Este guia mostra como configurar um agente de IA que responde 24 horas, usando os Agentes de IA do WhatSMS.
Passo 1 — Carregar as regras da casa numa única base de conhecimento
Carregue as regras da casa, horários, preços e políticas de cancelamento uma única vez na base de conhecimento do agente — em vez de as explicar repetidamente a cada hóspede.
Passo 2 — Ligar os canais onde os hóspedes já escrevem
Ligue WhatsApp, email e Instagram, entre outros, à Inbox Unificada, para que o agente responda em qualquer um destes canais com a mesma base de conhecimento.
Passo 3 — Configurar o handoff para decisões que exigem o proprietário
Defina que perguntas exigem uma decisão sua — como uma excepção à política de cancelamento — para que a conversa seja transferida para a equipa com o resumo completo, em vez de o agente arriscar uma resposta.
Porque isto evita perder a reserva
Menos perguntas repetidas a interromper o seu dia, e um hóspede com resposta imediata em vez de silêncio até ao dia seguinte — o momento em que, sem confirmação, muitos hóspedes já reservaram noutro alojamento.
Pode criar esta conta gratuitamente e carregar as regras reais do seu alojamento antes de qualquer compromisso.
Perguntas frequentes
Os hóspedes estrangeiros conseguem falar com o agente na própria língua?
A plataforma WhatSMS está disponível em 6 idiomas — português, inglês, espanhol, francês, alemão e italiano —, e o agente de IA conversa no idioma em que o hóspede escreve, com base na informação carregada na base de conhecimento. O apoio humano da equipa é sempre em português.
O agente responde sobre disponibilidade de datas?
O agente pode registar pedidos de reserva a partir da conversa, mas a confirmação final de disponibilidade depende do calendário ligado — para perguntas sobre uma excepção específica, a conversa transfere para a equipa.
E se a pergunta for sobre uma excepção à política de cancelamento?
Se a pergunta exigir uma decisão do proprietário — como uma excepção à política de cancelamento —, a conversa é transferida para a equipa com o histórico completo, para responder assim que reabrir.
Que informação devo carregar na base de conhecimento?
Regras da casa, horários de check-in/check-out, política de wifi, política de cancelamento, preços e informação de transporte — tudo o que hoje explica repetidamente por mensagem a cada hóspede novo.
Consigo assumir a conversa a qualquer momento?
Sim. Cada mensagem mostra se foi respondida pela IA ou por uma pessoa da equipa, e pode assumir qualquer conversa a qualquer momento.
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