Como a sua escola pode responder a encarregados de educação por WhatsApp com IA
Um guia para configurar um agente de IA que responde sobre horários, propinas e faltas com base no regulamento e no calendário escolar da sua instituição.
Em cada início de período lectivo, alguém da equipa de uma escola responde dezenas de vezes à mesma pergunta pelo WhatsApp pessoal — qual é o horário desta turma, quanto é a propina deste mês, se o educando faltou hoje. Esse número fica preso a uma pessoa, não à escola.
Este guia mostra como configurar um agente de IA que responde no WhatsApp oficial da instituição, usando os Agentes de IA do WhatSMS.
Passo 1 — Carregar o regulamento, horários e calendário escolar
Carregue na base de conhecimento do agente o regulamento interno, o horário das turmas, o calendário escolar e a tabela de propinas. É a partir destes documentos que o agente vai responder, sem inventar informação fora do que a escola confirmou.
Passo 2 — Ligar o WhatsApp oficial da escola, não um número pessoal
Configure o canal de WhatsApp Business da instituição na Inbox Unificada. As respostas passam a sair de um número que pertence à escola, e não a uma pessoa específica da equipa.
Passo 3 — Definir o handoff para questões fora do que está documentado
Configure a transferência automática para um humano sempre que a pergunta exigir uma decisão que não conste dos documentos carregados — por exemplo, um caso disciplinar ou uma excepção ao regulamento.
Porque isto reduz a carga sobre a equipa administrativa
Os encarregados de educação passam a obter resposta a qualquer hora, sem depender de uma pessoa específica estar disponível — e a equipa deixa de repetir a mesma resposta, todos os dias, a famílias diferentes.
Pode criar esta conta gratuitamente e testar o agente com o regulamento real da sua escola antes de qualquer compromisso.
Perguntas frequentes
O agente de IA responde sobre a situação específica de um aluno?
O agente responde com base na base de conhecimento que carregar — regulamento interno, horário de turmas, calendário escolar, tabela de propinas. Para questões específicas de um aluno (ex. um caso disciplinar), a conversa transfere para um humano com o histórico completo.
O número deixa de ficar preso a uma pessoa da equipa?
Sim. O agente responde no WhatsApp oficial da escola, não no telemóvel pessoal de um funcionário — se essa pessoa está de férias, doente ou sai da equipa, a informação e o número continuam a funcionar.
Consigo organizar os contactos por turma ou ano lectivo?
Sim. Pode agrupar contactos por turma, ano lectivo ou qualquer critério que faça sentido para a sua escola, e usar esses grupos para segmentar avisos ou consultar o histórico de conversas de um grupo específico.
Como é tratado o RGPD, sabendo que lidamos com dados de menores?
A base é privacy-by-design e RGPD desde a criação da plataforma: consentimento pedido antes de iniciar conversa, dados cifrados, e direito de exportar ou apagar os dados de um contacto a qualquer momento, com servidores em território europeu.
O que acontece quando a pergunta não está no regulamento carregado?
O agente não inventa uma resposta — transfere a conversa para um humano da equipa, com o histórico completo, para que a família receba uma resposta correcta em vez de uma suposição.
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