Como automatizar o reagendamento de consultas
Um paciente que precise de remarcar não devia ter de ligar, esperar em linha, e explicar tudo outra vez. O reagendamento pode acontecer dentro da própria conversa.
Remarcar uma consulta é, para muitos pacientes, mais difícil do que devia ser: implica ligar durante o horário de expediente, esperar que alguém atenda, explicar de novo qual era a consulta original, e só depois ouvir quais os horários alternativos disponíveis. Para quem está a ligar de um intervalo de trabalho, isso é tempo que muitas vezes não existe — e o resultado é a consulta original a ficar por remarcar, tornando-se simplesmente uma falta.
Este guia mostra como montar um fluxo de reagendamento automático por WhatsApp, usando a gestão de calendário e o construtor de automações do WhatSMS.
Passo 1 — Sincronizar a agenda da clínica
Ligue o Google Calendar ou o Microsoft Outlook da clínica ao WhatSMS. Esta integração é bidirecional e em tempo real, pelo que qualquer alteração feita manualmente na agenda (por exemplo, um profissional a bloquear uma hora) fica imediatamente visível para o sistema de reagendamento.
Passo 2 — Criar o fluxo de reagendamento
No editor visual drag-and-drop, arraste um nó de trigger por palavra-chave (por exemplo, "remarcar" ou "mudar consulta") que dispara sempre que um paciente responde à confirmação a pedir uma nova data. Associe-lhe um nó de mensagem a confirmar que percebeu o pedido e a consultar a marcação original associada ao contacto.
Passo 3 — Consultar a disponibilidade real e propor alternativas
Adicione um nó de condição que consulta a agenda sincronizada e devolve os horários livres mais próximos da data pedida. O paciente escolhe directamente na conversa, sem que a recepção precise de intervir manualmente para verificar o que está livre.
Passo 4 — Tratar o caso em que não há horário disponível
Configure um nó de acção que, quando nenhum horário próximo está livre, notifica um agente humano com o pedido e o contexto da conversa — em vez de deixar o paciente sem resposta. É esta camada de fallback que evita que um reagendamento sem solução imediata se transforme, silenciosamente, numa falta.
O que isto evita, na prática
Um reagendamento difícil tem, muitas vezes, o mesmo resultado que nenhum reagendamento: o paciente desiste de tentar remarcar e simplesmente não aparece na data original, sem avisar. Facilitar o processo — torná-lo tão simples como responder a uma mensagem — reduz essa probabilidade, porque remove o atrito que leva à desistência.
Multiplicado por dezenas de reagendamentos ao longo de um ano, o tempo poupado pela recepção em não ter de gerir cada remarcação manualmente por telefone soma-se a um volume de horas considerável, ainda que cada caso individual pareça pequeno.
Pode criar este fluxo de reagendamento gratuitamente e testá-lo com a agenda real da sua clínica antes de qualquer compromisso.
Perguntas frequentes
O paciente precisa de indicar uma nova data logo na primeira mensagem?
Não. O fluxo pode simplesmente perguntar se quer remarcar e só depois apresentar as opções de horários disponíveis, guiando a conversa passo a passo.
E se o paciente pedir uma data que já não tem consultas nesse dia?
O nó de condição consulta apenas os horários realmente livres na agenda sincronizada, pelo que nunca propõe uma data sem vaga.
É preciso reescrever o fluxo para cada profissional da clínica?
Não necessariamente — o mesmo fluxo pode consultar a agenda específica do profissional associado à consulta original, sem duplicar a lógica para cada pessoa.
O que acontece se o paciente não responder a nenhuma das alternativas propostas?
A conversa fica visível como pendente no painel da equipa, que pode decidir se envia um lembrete adicional ou contacta o paciente por outra via.
Isto exige alguma integração além do calendário?
Não. A sincronização de calendário (Google Calendar ou Microsoft Outlook) e o canal de WhatsApp são suficientes para o fluxo de reagendamento funcionar.
Pronto para experimentar o WhatSMS?
14 dias grátis, sem cartão. Adiciona um cartão e ganha 30 dias.
Começar grátis