Come rispondere agli ospiti fuori dall'orario di reception
Come configurare un agente IA che risponde 24 ore su 24 con le regole della sua struttura, senza perdere un ospite che scrive di notte o nel weekend.
Le richieste arrivano simultaneamente via WhatsApp, email e Instagram: "c'è disponibilità questo weekend?", "a che ora è il check-in?", "c'è il wifi?", "come arrivo in treno?". Fuori dall'orario di reception, nessuno risponde — e l'ospite, senza conferma, cerca un'altra alternativa.
Questa guida mostra come configurare un agente IA che risponde 24 ore su 24, usando gli Agenti IA di WhatSMS.
Passo 1 — Caricare le regole della casa in un'unica base di conoscenza
Carichi le regole della casa, orari, prezzi e politiche di cancellazione una sola volta nella base di conoscenza dell'agente — invece di spiegarle ripetutamente a ogni ospite.
Passo 2 — Collegare i canali dove gli ospiti già scrivono
Colleghi WhatsApp, email e Instagram, tra gli altri, alla Casella Unificata, così l'agente risponde su qualsiasi di questi canali con la stessa base di conoscenza.
Passo 3 — Configurare il passaggio per decisioni che richiedono il proprietario
Definisca quali domande richiedono la sua decisione — come un'eccezione alla politica di cancellazione — così la conversazione viene trasferita al team con il riepilogo completo, invece che l'agente rischi una risposta.
Perché questo evita di perdere la prenotazione
Meno domande ripetute a interrompere la sua giornata, e un ospite con risposta immediata invece del silenzio fino al giorno successivo — il momento in cui, senza conferma, molti ospiti hanno già prenotato altrove.
Può creare questo account gratuitamente e caricare le regole reali della sua struttura prima di qualsiasi impegno.
Domande frequenti
Gli ospiti stranieri possono parlare con l'agente nella propria lingua?
La piattaforma WhatSMS è disponibile in 6 lingue — portoghese, inglese, spagnolo, francese, tedesco e italiano — e l'agente IA risponde nella lingua in cui scrive l'ospite, in base alle informazioni caricate nella base di conoscenza. Il supporto umano del team è sempre in portoghese.
L'agente risponde sulla disponibilità delle date?
L'agente può registrare richieste di prenotazione direttamente dalla conversazione, ma la conferma finale della disponibilità dipende dal calendario collegato — per domande su un'eccezione specifica, la conversazione viene trasferita al team.
E se la domanda riguarda un'eccezione alla politica di cancellazione?
Se la domanda richiede una decisione del proprietario — come un'eccezione alla politica di cancellazione —, la conversazione viene trasferita al team con lo storico completo, per rispondere non appena riapre.
Quali informazioni devo caricare nella base di conoscenza?
Regole della casa, orari di check-in/check-out, politica wifi, politica di cancellazione, prezzi e informazioni sui trasporti — tutto ciò che oggi spiega ripetutamente per messaggio a ogni nuovo ospite.
Posso assumere il controllo della conversazione in qualsiasi momento?
Sì. Ogni messaggio mostra se è stato risposto dall'IA o da una persona del team, e può assumere il controllo di qualsiasi conversazione in qualsiasi momento.
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