Come la sua scuola può rispondere ai genitori via WhatsApp con l'IA
Una guida per configurare un agente IA che risponde su orari, rette e assenze basandosi sul regolamento e sul calendario scolastico della sua istituzione.
All'inizio di ogni periodo scolastico, qualcuno del team di una scuola risponde decine di volte alla stessa domanda sul proprio WhatsApp personale — qual è l'orario di questa classe, quanto costa la retta di questo mese, se lo studente ha fatto assenza oggi. Quel numero resta legato a una persona, non alla scuola.
Questa guida mostra come configurare un agente IA che risponde sul WhatsApp ufficiale dell'istituzione, usando gli Agenti IA di WhatSMS.
Passo 1 — Caricare il regolamento, gli orari e il calendario scolastico
Carichi nella base di conoscenza dell'agente il regolamento interno, l'orario delle classi, il calendario scolastico e la tabella delle rette. È a partire da questi documenti che l'agente risponderà, senza inventare informazioni oltre a ciò che la scuola ha confermato.
Passo 2 — Collegare il WhatsApp ufficiale della scuola, non un numero personale
Configuri il canale WhatsApp Business dell'istituzione nell'Inbox Unificata. Le risposte partiranno ora da un numero che appartiene alla scuola, non a una persona specifica del team.
Passo 3 — Definire il passaggio a un umano per domande fuori dal documentato
Configuri il trasferimento automatico a una persona ogni volta che la domanda richiede una decisione non coperta dai documenti caricati — ad esempio, un caso disciplinare o un'eccezione al regolamento.
Perché questo riduce il carico sul personale amministrativo
I genitori ottengono ora risposta in qualsiasi momento, senza dipendere dalla disponibilità di una persona specifica — e il personale smette di ripetere la stessa risposta, ogni giorno, a famiglie diverse.
Può creare questo account gratuitamente e testare l'agente con il regolamento reale della sua scuola prima di qualsiasi impegno.
Domande frequenti
L'agente IA risponde sulla situazione specifica di uno studente?
L'agente risponde in base alla base di conoscenza caricata — regolamento interno, orario delle classi, calendario scolastico, tabella delle rette. Per questioni specifiche di uno studente (ad esempio un caso disciplinare), la conversazione viene trasferita a una persona con lo storico completo.
Il numero smette di essere legato a una sola persona?
Sì. L'agente risponde sul WhatsApp ufficiale della scuola, non sul telefono personale di un dipendente — se quella persona è in ferie, malata o lascia il team, l'informazione e il numero continuano a funzionare.
Posso organizzare i contatti per classe o anno scolastico?
Sì. Può raggruppare i contatti per classe, anno scolastico o qualsiasi criterio utile per la sua scuola, e usare questi gruppi per segmentare gli avvisi o consultare lo storico delle conversazioni di un gruppo specifico.
Come viene gestito il GDPR, sapendo che trattiamo dati di minori?
La base è privacy-by-design e GDPR fin dalla creazione della piattaforma: consenso richiesto prima di iniziare una conversazione, dati cifrati, e diritto di esportare o cancellare i dati di un contatto in qualsiasi momento, con server in territorio europeo.
Cosa succede quando la domanda non è nel regolamento caricato?
L'agente non inventa una risposta — trasferisce la conversazione a una persona del team, con lo storico completo, affinché la famiglia riceva una risposta corretta invece di una supposizione.
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