Cómo distribuir los clientes potenciales entre el equipo comercial de una inmobiliaria

En una agencia inmobiliaria con varios agentes, la distribución de clientes potenciales suele realizarse de manera informal: el primero que ve el mensaje responde, o bien alguien asigna manualmente los clientes potenciales intentando recordar quién tiene ya más casos en curso. Ninguno de estos enfoques se adapta bien a medida que aumenta el volumen de contactos.

Esta guía muestra cómo estructurar la distribución de clientes potenciales en cuatro pasos, utilizando los flujos de trabajo y automatizaciones del WhatSMS.

Paso 1 — Crear el proceso de ventas del equipo

Configura un proceso Kanban específico para el equipo de ventas, con fases personalizadas que reflejen el proceso real de la inmobiliaria —por ejemplo, nuevo cliente potencial, cualificado, visita programada, en negociación—. Cada agente ve el mismo tablero, con visibilidad sobre todos los casos en curso.

Paso 2 — Vincular la asignación de conversaciones al proceso

En la bandeja de entrada unificada, asigna cada conversación a un agente específico. Como la bandeja de entrada está integrada con el flujo de trabajo, mover un cliente potencial de una fase a otra se refleja automáticamente en el estado de la conversación, sin duplicar el trabajo entre los dos paneles.

Paso 3 — Automatizar la distribución con nodos de condición

En el editor visual de automatizaciones, añade nodos de condición que evalúen la información ya recopilada en la calificación —zona geográfica, tipo de inmueble— y deriven automáticamente la conversación al agente o grupo responsable de ese criterio, tan pronto como el cliente potencial quede calificado.

Paso 4 — Reasignar cuando un agente no está disponible

Si un agente está de vacaciones o tiene la agenda llena, traslada las fichas del proceso de ventas a otro miembro del equipo, o reasigna la conversación directamente desde la bandeja de entrada: el historial y el contexto se mantienen en la conversación, sin que el cliente potencial se quede a la espera.

Ajustar las reglas con el tiempo

Las reglas de distribución no tienen por qué ser fijas para siempre: a medida que el equipo cambia o que una zona específica gana más demanda, los criterios pueden revisarse para reflejar la realidad actual de la operación.

En conjunto, una distribución bien definida también transmite una imagen más profesional al propio cliente potencial, que siente que siempre está hablando con la persona adecuada desde el primer contacto.

Puedes configurar este proceso de forma gratuita, empezando por reglas sencillas y perfeccionándolas a partir de la experiencia real del equipo.