Kontaktverwaltungssoftware für Immobilienmakler
Eine Tabelle mit Namen und Nummern ist noch kein Kontaktmanagement – es ist lediglich eine Liste. Der Unterschied wird deutlich, wenn man schnell den Kontext finden muss.
Viele kleine Immobilienagenturen verwalten ihre Kontakte in einer Tabellenkalkulation oder verstreut auf den privaten Handys der einzelnen Makler. Das Problem tritt auf, wenn man eine einfache Frage beantworten muss: „Worüber haben wir mit diesem Interessenten bereits gesprochen?“ – und die Antwort ist zwischen Gedächtnis, alten Nachrichten und vereinzelten Notizen verstreut.
Was ein Kontaktmanagementsystem gewährleisten muss
Zu jedem Kontakt sollte es eine vollständige und zentralisierte Historie geben – alle Gespräche, unabhängig davon, über welchen Kanal sie begonnen haben, sollten derselben Person zugeordnet sein. Ohne diese Funktion beginnt jede neue Interaktion bei Null, sodass der Interessent bereits zuvor angegebene Informationen erneut wiederholen muss.
Für das gesamte Team zugänglicher Kontext
Wenn ein Mitarbeiter nicht verfügbar ist – sei es wegen Urlaub, Krankheit oder weil er gerade mit einer anderen Aufgabe beschäftigt ist –, sollte ein anderes Teammitglied in der Lage sein, das Gespräch unter Beibehaltung des gleichen Kontexts fortzusetzen, ohne sich direkt an die abwesende Person wenden zu müssen.
Wie organisiert WhatSMS das?
Für jeden Kontakt werden automatisch der vollständige Gesprächsverlauf, der Lead-Score, die Lead-Temperatur sowie alle vom Team erfassten relevanten Notizen gespeichert. All dies ist auf einem einzigen Dashboard einsehbar, ohne dass mehrere Quellen abgefragt werden müssen.
Integration in das bestehende CRM-System
Für Immobilienmakler, die bereits ein eigenes CRM-System nutzen, werden die Daten über API oder Webhooks synchronisiert, sodass beide Systeme aufeinander abgestimmt bleiben, ohne dass doppelter manueller Aufwand bei der Dateneingabe entsteht.
Das praktische Ergebnis
Ein Kontakt, der sich Monate nach einem ersten Gespräch erneut meldet, wird nicht wie ein Fremder behandelt – das Team sieht sofort den Verlauf und knüpft unter Berücksichtigung des Kontexts an das Gespräch an, was den Eindruck von Organisation vermittelt und das Vertrauen des Interessenten in das Immobilienunternehmen stärkt.
Interne Notizen pro Kontakt
Neben dem Chatverlauf können Sie jedem Kontakt interne Notizen zuweisen – beispielsweise spezifische Präferenzen oder Besonderheiten der Verhandlungen –, die nur für das Team sichtbar sind, ohne den Chat zu beeinträchtigen, den der Kontakt sieht.
Datenexport jederzeit verfügbar
Sollte die Immobilienagentur aus irgendeinem Grund ihre Kontaktdaten exportieren müssen, steht diese Option jederzeit zur Verfügung – die Daten gehören der Immobilienagentur und sind nicht an die Plattform gebunden.
Insgesamt ermöglicht diese Art der Kontaktverwaltung es einem kleinen Immobilienunternehmen, jeden Interessenten mit derselben Sorgfalt und Kontinuität zu betreuen, wie es sonst nur ein viel größeres Team manuell leisten könnte.
Sie können ein kostenloses Konto erstellen und die ersten Kontakte übertragen, um zu sehen, wie sich die Informationen in der Praxis anordnen.
Häufig gestellte Fragen
Bleibt der Chatverlauf mit dem Kontakt verknüpft, auch wenn man den Kanal wechselt?
Ja. Alle Unterhaltungen, unabhängig davon, über welchen Kanal sie begonnen haben, werden derselben Person und demselben Eintrag zugeordnet.
Ist es möglich, interne Notizen hinzuzufügen, die der Lead nicht sehen kann?
Ja. Die internen Notizen – Präferenzen, Besonderheiten der Verhandlung – sind nur für das Team sichtbar, ohne den Chat zu beeinträchtigen, den der Ansprechpartner sieht.
Kann ich die Kontaktdatenbank exportieren, falls ich mich für ein anderes Tool entscheiden sollte?
Ja, der Datenexport ist jederzeit möglich – die Daten gehören der Immobilienagentur und sind nicht an die Plattform gebunden.
Kann ein anderer Mitarbeiter das Gespräch fortsetzen, ohne den abwesenden Kollegen zu fragen?
Ja. Der vollständige Verlauf und der Kontext jedes Kontakts sind für das gesamte Team einsehbar, sodass die Bearbeitung fortgesetzt werden kann, ohne dass man auf die Person angewiesen ist, die das Gespräch ursprünglich geführt hat.
Ist eine technische Anbindung erforderlich, um dies mit dem CRM zu verknüpfen, das ich bereits nutze?
Die Synchronisierung erfolgt über API oder Webhooks, wodurch die beiden Systeme aufeinander abgestimmt bleiben, ohne dass manueller Aufwand für die Dateneingabe doppelt anfällt.
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