Wie man Patienten vor dem Termin qualifiziert, ohne die Zeit des Teams zu beanspruchen

Eine Praxis, die verschiedene Arten von Konsultationen anbietet — Erstbesuche, Nachsorge, Notfälle —, profitiert davon, bereits vor dem physischen Eintreffen des Patienten zu wissen, mit welcher Situation sie es zu tun hat. Heute kommen diese Informationen meist zu spät an: erst am Empfang oder direkt während der Untersuchung, wenn die Zeit des Fachpersonals bereits in Anspruch genommen wird.

Die Kosten für zu spätes Fragen

Wenn die Triage erst vor Ort stattfindet, stellt der Behandler möglicherweise mitten im Termin fest, dass er mehr Zeit benötigt hätte als geplant — oder umgekehrt, dass ein als komplex markierter Termin eigentlich ein einfacher Fall war, der schneller hätte gelöst werden können. In beiden Fällen leidet der Tagesplan.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie diese Informationen vor dem Termin mit dem Automatisierungs-Builder von WhatSMS erfassen können.

Schritt 1 — Hinzufügen von Triage-Fragen zum Bestätigungsablauf

Bearbeiten Sie im visuellen Editor den Terminbestätigungs-Ablauf und fügen Sie nach der Datumsbestätigung einen oder mehrere Nachrichtenknoten mit einfachen Fragen ein — z. B. zum Grund des Besuchs, ob es sich um eine Erstkonsultation oder Nachsorge handelt oder ob eine spezifische Dringlichkeit besteht.

Schritt 2 — Speichern jeder Antwort in Verbindung mit dem Termin

Jede Antwort des Patienten wird automatisch mit dem Kontakt und dem entsprechenden Termin verknüpft. Sie ist für das Team und den Behandler vor dem Termin sichtbar, was es ermöglicht, die reservierte Zeit anzupassen, spezifisches Material vorzubereiten oder im Voraus Situationen zu erkennen, die eine dringendere Aufmerksamkeit erfordern.

Schritt 3 — Anpassung der Fragen an die Art der Praxis

Die richtigen Fragen variieren je nach Fachgebiet: Eine Zahnarztpraxis möchte vielleicht wissen, ob akute Schmerzen vorliegen; eine physiotherapeutische Praxis möchte möglicherweise verstehen, wie lange die Verletzung bereits besteht. Konfigurieren Sie den Ablauf mit den Fragen, die für die spezifische Art der Dienstleistung Ihrer Praxis sinnvoll sind — ohne die Bestätigung in ein langes Verhör zu verwandeln.

Kein Ersatz für die klinische Beurteilung

Das Ziel ist nicht, die klinische Beurteilung zu ersetzen — es geht darum, das Minimum an Kontext zu sammeln, damit der Termin mit Informationen beginnt und nicht bei Null startet. Die Fragen sollten kurz und direkt sein, um den Bestätigungsprozess nicht unnötig zu verlängern. Vorab zu wissen, dass ein Patient unter akuten Schmerzen leidet, ermöglicht es beispielsweise, diesen Termin im Tagesplan zu priorisieren, selbst wenn er nach anderen gebucht wurde.

Sie können diesen einfachen Triage-Ablauf kostenlos in Ihrer Praxis einrichten – nutzen Sie dazu einfach das kostenlose Konto – und die Fragen im Laufe der Zeit anpassen, je nachdem, was sich in der Praxis als am nützlichsten erweist.