Wie man einen Kunden automatisch an die Buchung erinnert

Zwischen dem Zeitpunkt der Buchung und dem tatsächlichen Termin vergehen oft mehrere Tage – genug Zeit, damit der Kunde den Termin vergisst oder ein unvorhergesehenes Ereignis eintritt, das ihn daran hindert, zu erscheinen, ohne dass er daran denkt, rechtzeitig Bescheid zu geben.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie diese Erinnerung im Automatisierungs-Builder von WhatSMS in drei Schritten einrichten.

Schritt 1 – Den Zeitpunkt des Triggers festlegen

Ziehen Sie im visuellen Editor einen zeitgesteuerten Trigger-Knoten an die für Ihr Restaurant übliche Zeit – normalerweise einige Stunden vor der Reservierung, wenn der Kunde noch reagieren kann, ohne dass es zu spät ist, seine Pläne umzuorganisieren.

Schritt 2 – Die aktive Bestätigungsnachricht konfigurieren

Bearbeiten Sie den folgenden Nachrichten-Knoten so, dass eine einfache Bestätigung abgefragt wird und nicht nur eine Benachrichtigung erfolgt. Der Kunde antwortet direkt im Chat – er bestätigt, storniert oder bittet um eine Änderung –, ohne anrufen zu müssen. Eine Erinnerung ohne Aufforderung zur Antwort ist lediglich eine Benachrichtigung; mit einer Aufforderung zur Antwort wird sie zu einer aktiven Bestätigung.

Schritt 3 – Eine Bedingung für fehlende Antworten hinzufügen

Fügen Sie einen Bedingungsknoten ein, der prüft, ob innerhalb der festgelegten Frist eine Antwort eingegangen ist. Ist dies nicht der Fall, bleibt die Buchung im Dashboard weiterhin als „ausstehend“ sichtbar, ohne automatisch storniert zu werden – die Entscheidung, wie weiter vorgegangen werden soll, liegt beim Team, das über den vollständigen Kontext der Situation verfügt.

Ein zweiter Versuch, wenn es sinnvoll ist

Wenn die erste Erinnerung keine Antwort erhält, kann derselbe Bedingungsknoten eine zweite Erinnerung auslösen, die näher am Reservierungszeitpunkt liegt, ohne dabei so aufdringlich zu wirken, dass der Kunde sich gestört fühlt.

Den Ton der Erinnerung anpassen

Der Text des Nachrichtenknotens ist vollständig editierbar und kann je nach Art des Restaurants variieren – eher informell für ein ungezwungenes Lokal, eher formell für ein Restaurant für besondere Anlässe –, sodass die Kommunikation im Einklang mit der Identität des Lokals steht, anstatt immer denselben generischen Text zu verwenden.

Insgesamt ist eine gut abgestimmte Erinnerung eine der am einfachsten einzurichtenden Automatisierungen und eine der Maßnahmen, die sich am unmittelbarsten auf die Reduzierung von Nichterscheinen auswirkt.

In Kombination mit der einfachen Stornierungsmöglichkeit verwandelt diese Art von Erinnerung die Beziehung zwischen Restaurant und Gast in eine engere Kommunikation, anstatt nur eine reine administrative Erfassung einer Reservierung zu sein.

Nach einigen Wochen der Nutzung lässt sich das Reaktionsverhalten der Gäste so gut vorhersagen, dass der genaue Versandzeitpunkt optimiert werden kann, um den Zeitpunkt zu ermitteln, der für das typische Profil Ihres Restaurants die höchste Bestätigungsquote erzielt.

Sie können diese automatische Erinnerung kostenlos einrichten und den Versandzeitpunkt an die tatsächlichen Gegebenheiten in Ihrem Restaurant anpassen.