Wie man Leads auf das Vertriebsteam einer Immobilienagentur verteilt

In einem Immobilienbüro mit mehreren Maklern erfolgt die Verteilung von Leads oft auf informelle Weise: Wer die Nachricht zuerst sieht, antwortet darauf, oder die Leads werden manuell von jemandem zugewiesen, der versucht, sich zu merken, wer bereits die meisten laufenden Fälle hat. Keiner dieser Ansätze lässt sich gut skalieren, wenn das Kontaktvolumen zunimmt.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie die Verteilung von Leads in vier Schritten strukturieren können, unter Verwendung der Pipelines und Automatisierungen von WhatSMS.

Schritt 1 – Die Vertriebspipeline des Teams erstellen

Richten Sie eine Kanban-Pipeline speziell für das Vertriebsteam ein, mit benutzerdefinierten Phasen, die den tatsächlichen Prozess des Immobilienunternehmens widerspiegeln – zum Beispiel: neuer Lead, qualifiziert, Besichtigungstermin vereinbart, in Verhandlung. Jeder Makler sieht dasselbe Board und hat einen Überblick über alle laufenden Fälle.

Schritt 2 – Die Zuordnung von Konversationen zur Pipeline verknüpfen

Weisen Sie im einheitlichen Posteingang jede Konversation einem bestimmten Makler zu. Da der Posteingang in die Pipeline integriert ist, wirkt sich das Verschieben eines Leads von einer Phase in die nächste automatisch auf den Status der Konversation aus – ohne Doppelarbeit zwischen den beiden Ansichten.

Schritt 3 – Die Verteilung mit Bedingungsknoten automatisieren

Fügen Sie im visuellen Automatisierungseditor Bedingungsknoten hinzu, die die bereits bei der Qualifizierung erfassten Informationen – geografische Region, Art der Immobilie – auswerten und die Konversation automatisch an den Makler oder die Gruppe weiterleiten, die für dieses Kriterium zuständig ist, sobald der Lead qualifiziert ist.

Schritt 4 – Neuzuweisung, wenn ein Makler nicht verfügbar ist

Wenn ein Makler im Urlaub ist oder einen vollen Terminkalender hat, verschieben Sie die Karten aus der Pipeline an ein anderes Teammitglied oder weisen Sie die Konversation direkt im Posteingang neu zu – der Verlauf und der Kontext bleiben mit der Konversation erhalten, ohne dass der Lead in der Warteschleife hängen bleibt.

Regeln im Laufe der Zeit anpassen

Die Verteilungsregeln müssen nicht für immer feststehen – wenn sich das Team verändert oder eine bestimmte Region an Bedeutung gewinnt, können die Kriterien überarbeitet werden, um die aktuelle Betriebsrealität widerzuspiegeln.

Insgesamt vermittelt eine klar definierte Verteilung auch dem Lead selbst ein professionelleres Bild, da er das Gefühl hat, vom ersten Kontakt an immer mit der richtigen Person zu sprechen.

Sie können diese Pipeline kostenlos einrichten, beginnend mit einfachen Regeln, die Sie anhand der tatsächlichen Erfahrung des Teams verfeinern.