So automatisieren Sie die Umterminierung von Terminen

Einen Termin umzubuchen ist für viele Patienten schwieriger, als es sein sollte: Man muss während der Sprechzeiten anrufen, warten, bis jemand abhebt, noch einmal erklären, um welchen Termin es ursprünglich ging, und erst dann erfahren, welche alternativen Termine verfügbar sind. Für diejenigen, die während einer Arbeitspause anrufen, ist diese Zeit oft nicht vorhanden – und das Ergebnis ist, dass der ursprüngliche Termin nicht verschoben wird und somit einfach als Fehltermin gilt.

Dieser Leitfaden zeigt, wie man einen automatischen Umbuchungsablauf über WhatsApp einrichtet, unter Verwendung der Kalenderverwaltung und des Automatisierungsgenerators von WhatSMS.

Schritt 1 – Den Terminkalender der Praxis synchronisieren

Verbinden Sie den Google Kalender oder Microsoft Outlook der Praxis mit WhatSMS. Diese Integration erfolgt bidirektional und in Echtzeit, sodass jede manuell im Terminkalender vorgenommene Änderung (z. B. wenn ein Mitarbeiter einen Termin blockiert) sofort für das Umbuchungssystem sichtbar ist.

Schritt 2 – Den Umbuchungsablauf erstellen

Ziehen Sie im visuellen Drag-and-Drop-Editor einen Stichwort-Trigger-Knoten (z. B. „Termin verschieben" oder „Termin ändern") hinein, der immer dann ausgelöst wird, wenn ein Patient auf die Bestätigung antwortet und einen neuen Termin anfordert. Verknüpfen Sie damit einen Nachrichten-Knoten, um zu bestätigen, dass Sie die Anfrage erhalten haben, und um den ursprünglichen Termin des Kontakts abzufragen.

Schritt 3 – Die tatsächliche Verfügbarkeit abfragen und Alternativen vorschlagen

Fügen Sie einen Bedingungsknoten hinzu, der den synchronisierten Terminkalender abfragt und die freien Termine zurückgibt, die dem gewünschten Datum am nächsten liegen. Der Patient wählt direkt im Chat aus, ohne dass die Rezeption manuell eingreifen muss, um zu prüfen, was frei ist.

Schritt 4 – Den Fall behandeln, in dem kein Termin verfügbar ist

Konfigurieren Sie einen Aktionsknoten, der, wenn kein Termin in der Nähe frei ist, einen Mitarbeiter über die Anfrage und den Kontext des Gesprächs benachrichtigt – anstatt den Patienten ohne Antwort zu lassen. Es ist diese Fallback-Ebene, die verhindert, dass eine Terminverschiebung ohne sofortige Lösung stillschweigend zu einem Nichterscheinen führt.

Was dies in der Praxis verhindert

Eine schwierige Terminverschiebung hat oft das gleiche Ergebnis wie gar keine Terminverschiebung: Der Patient gibt den Versuch auf, einen neuen Termin zu vereinbaren, und erscheint einfach ohne Vorwarnung nicht zum ursprünglichen Termin. Die Vereinfachung des Prozesses – ihn so einfach wie das Beantworten einer Nachricht zu gestalten – verringert diese Wahrscheinlichkeit, da sie die Reibungspunkte beseitigt, die zum Aufgeben führen.

Multipliziert mit Dutzenden von Terminverschiebungen im Laufe eines Jahres summiert sich die Zeit, die die Rezeption einspart, weil sie nicht jede Terminverschiebung manuell per Telefon verwalten muss, zu einer beträchtlichen Anzahl von Stunden, auch wenn jeder Einzelfall geringfügig erscheint.

Sie können diesen Umbuchungsablauf kostenlos erstellen und ihn unverbindlich mit dem echten Terminkalender Ihrer Praxis testen.