Comment répondre aux hôtes en dehors des heures de réception
Comment configurer un agent IA qui répond 24 heures sur 24 avec les règles de votre établissement, sans manquer un hôte qui écrit le soir ou le week-end.
Les demandes arrivent simultanément par WhatsApp, e-mail et Instagram : « y a-t-il de la disponibilité ce week-end ? », « à quelle heure est le check-in ? », « y a-t-il du wifi ? », « comment venir en train ? ». En dehors des heures de réception, personne ne répond — et l'hôte, sans confirmation, cherche une autre alternative.
Ce guide montre comment configurer un agent IA qui répond 24 heures sur 24, grâce aux Agents IA de WhatSMS.
Étape 1 — Charger les règles de la maison dans une base de connaissances unique
Chargez les règles de la maison, les horaires, les tarifs et les politiques d'annulation une seule fois dans la base de connaissances de l'agent — au lieu de les expliquer de manière répétée à chaque hôte.
Étape 2 — Connecter les canaux où les hôtes écrivent déjà
Connectez WhatsApp, e-mail et Instagram, entre autres, à la Boîte de Réception Unifiée, afin que l'agent réponde sur n'importe lequel de ces canaux avec la même base de connaissances.
Étape 3 — Configurer le transfert pour les décisions nécessitant le propriétaire
Définissez quelles questions nécessitent votre décision — comme une exception à la politique d'annulation — afin que la conversation soit transférée à l'équipe avec le résumé complet, plutôt que l'agent ne risque une réponse.
Pourquoi cela évite de perdre la réservation
Moins de questions répétées interrompant votre journée, et un hôte avec une réponse immédiate au lieu d'un silence jusqu'au lendemain — le moment où, sans confirmation, de nombreux hôtes ont déjà réservé ailleurs.
Vous pouvez créer ce compte gratuitement et charger les règles réelles de votre établissement avant tout engagement.
Questions fréquentes
Les hôtes étrangers peuvent-ils parler à l'agent dans leur propre langue ?
La plateforme WhatSMS est disponible en 6 langues — portugais, anglais, espagnol, français, allemand et italien — et l'agent IA répond dans la langue dans laquelle l'hôte écrit, en fonction des informations chargées dans la base de connaissances. Le support humain de l'équipe se fait toujours en portugais.
L'agent répond-il sur la disponibilité des dates ?
L'agent peut enregistrer des demandes de réservation directement depuis la conversation, mais la confirmation finale de disponibilité dépend du calendrier connecté — pour les questions sur une exception spécifique, la conversation est transférée à l'équipe.
Et si la question porte sur une exception à la politique d'annulation ?
Si la question nécessite une décision du propriétaire — comme une exception à la politique d'annulation —, la conversation est transférée à l'équipe avec l'historique complet, pour être traitée dès sa réouverture.
Quelles informations dois-je charger dans la base de connaissances ?
Règles de la maison, horaires de check-in/check-out, politique wifi, politique d'annulation, tarifs et informations de transport — tout ce que vous expliquez aujourd'hui de manière répétée par message à chaque nouvel hôte.
Puis-je reprendre la conversation à tout moment ?
Oui. Chaque message indique s'il a été répondu par l'IA ou par une personne de l'équipe, et vous pouvez reprendre n'importe quelle conversation à tout moment.
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