Comment votre école peut répondre aux parents par WhatsApp avec l'IA
Un guide pour configurer un agent IA qui répond sur les horaires, les frais de scolarité et les absences en se basant sur le règlement et le calendrier scolaire de votre établissement.
Au début de chaque période scolaire, une personne de l'équipe d'une école répond des dizaines de fois à la même question sur son WhatsApp personnel — quel est l'horaire de cette classe, combien coûtent les frais de scolarité de ce mois, si l'élève a été absent aujourd'hui. Ce numéro reste lié à une personne, pas à l'école.
Ce guide montre comment configurer un agent IA qui répond sur le WhatsApp officiel de l'établissement, avec les Agents IA de WhatSMS.
Étape 1 — Charger le règlement, les horaires et le calendrier scolaire
Chargez dans la base de connaissances de l'agent le règlement interne, l'horaire des classes, le calendrier scolaire et la grille des frais de scolarité. C'est à partir de ces documents que l'agent va répondre, sans inventer d'information au-delà de ce que l'école a confirmé.
Étape 2 — Connecter le WhatsApp officiel de l'école, pas un numéro personnel
Configurez le canal WhatsApp Business de l'établissement dans la boîte de réception unifiée. Les réponses partent désormais d'un numéro qui appartient à l'école, et non à une personne spécifique de l'équipe.
Étape 3 — Définir l'escalade pour les questions hors documentation
Configurez le transfert automatique vers une personne chaque fois que la question exige une décision non couverte par les documents chargés — par exemple, un cas disciplinaire ou une exception au règlement.
Pourquoi cela réduit la charge de l'équipe administrative
Les parents obtiennent désormais une réponse à tout moment, sans dépendre de la disponibilité d'une personne spécifique — et l'équipe cesse de répéter la même réponse, chaque jour, à des familles différentes.
Vous pouvez créer ce compte gratuitement et tester l'agent avec le règlement réel de votre école avant tout engagement.
Questions fréquentes
L'agent IA répond-il sur la situation spécifique d'un élève ?
L'agent répond selon la base de connaissances chargée — règlement interne, horaire des classes, calendrier scolaire, grille des frais de scolarité. Pour les questions spécifiques à un élève (par exemple un cas disciplinaire), la conversation est transférée à une personne avec l'historique complet.
Le numéro cesse-t-il d'être lié à une seule personne ?
Oui. L'agent répond sur le WhatsApp officiel de l'école, pas sur le téléphone personnel d'un employé — si cette personne est en congé, malade ou quitte l'équipe, l'information et le numéro continuent de fonctionner.
Puis-je organiser les contacts par classe ou année scolaire ?
Oui. Vous pouvez regrouper les contacts par classe, année scolaire ou tout critère pertinent pour votre école, et utiliser ces groupes pour segmenter les avis ou consulter l'historique des conversations d'un groupe spécifique.
Comment le RGPD est-il géré, sachant que nous traitons des données de mineurs ?
La base est privacy-by-design et RGPD dès la création de la plateforme : consentement demandé avant de commencer une conversation, données chiffrées, et droit d'exporter ou de supprimer les données d'un contact à tout moment, avec des serveurs en territoire européen.
Que se passe-t-il quand la question n'est pas dans le règlement chargé ?
L'agent n'invente pas de réponse — il transfère la conversation à un membre de l'équipe, avec l'historique complet, pour que la famille reçoive une réponse correcte plutôt qu'une supposition.
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