Software zur Verwaltung der Warteliste in einer Praxis

Wenn der Terminkalender einer Praxis voll ist, wird häufig eine Warteliste angelegt – eine informelle Liste derjenigen, die gerne früher einen Termin hätten, falls eine Absage eintritt. Das Problem ist nicht die Idee, sondern die Umsetzung: Auf einem Blatt Papier oder in einer beliebigen Notiz denkt niemand daran, genau in dem Moment nachzuschauen, in dem ein Termin frei wird.

Der Moment, in dem die Warteliste versagt

Eine Stornierung erfolgt in der Regel ohne lange Vorankündigung. An der Rezeption entsteht ein freier Platz, und es bleibt nur wenig Zeit, diesen zu besetzen – und genau in diesem Moment des Drucks erweist sich eine Liste in Papierform als nutzlos, da jemand sie erst suchen und dann jede Person auf der Liste einzeln anrufen muss, bis er jemanden findet, der verfügbar ist.

Wie eine digitale Warteliste dieses Problem löst

Wenn die Wartelistenanträge direkt in WhatSMS erfasst werden und dabei der gewünschten Art der Konsultation zugeordnet sind — eine der Automatisierungsfunktionen der Plattform —, kann das System sofort reagieren, sobald ein Platz frei wird, und automatisch eine WhatsApp-Nachricht an die entsprechenden Personen auf der Liste der Reihe nach versenden, bis jemand sein Interesse an dem Platz bekundet.

Ohne diejenigen zu kontaktieren, die nicht mehr erreichbar sind

Jede Person auf der Liste kann direkt im Chat antworten, ob sie noch interessiert ist oder den Platz inzwischen nicht mehr benötigt – so bleibt die Liste auf dem neuesten Stand, ohne dass die Rezeption diese Verwaltung jede Woche manuell vornehmen muss.

Priorität ohne Bevorzugung

Die Reihenfolge der Kontaktaufnahme richtet sich nach den von der Klinik festgelegten Kriterien – beispielsweise nach der Reihenfolge der Eintragung in die Liste –, wodurch der stets heikle Eindruck vermieden wird, dass manche Personen ohne klare Kriterien vor anderen kontaktiert werden.

Was ändert sich für die Praxis?

Ein Platz, der zuvor unbesetzt blieb – weil niemand Zeit hatte, die Liste rechtzeitig durchzugehen –, wird nun mit größerer Wahrscheinlichkeit noch am selben Tag besetzt. Und die Rezeption muss nicht mehr jedes Mal manuell anrufen, wenn eine Stornierung eintritt, da diese Aufgabe automatisch erfolgt, sobald der Termin als frei registriert wird.

Wenn die Warteliste nicht ausreicht

Es ist nicht immer jemand auf der Warteliste verfügbar, genau dann, wenn ein Platz frei wird – vor allem kurzfristig. In solchen Fällen lohnt es sich, die Warteliste mit einer umfassenderen Mitteilung zu kombinieren, die sich an Patienten richtet, die in der Regel zeitlich flexibel sind. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass der Termin auch dann besetzt wird, wenn die offizielle Warteliste allein nicht ausreicht.

Sie können diesen Ablauf kostenlos mit der tatsächlichen Warteliste Ihrer Praxis testen – ein kostenloses Konto zu erstellen ermöglicht es Ihnen, den gesamten Prozess zu konfigurieren, bevor Sie entscheiden, ob es sich lohnt, auf einen Tarif mit höherer Kapazität umzusteigen.