Kalenderintegration für die Terminvereinbarung von Immobilienbesichtigungen

Der typische Ablauf bei der Vereinbarung eines Besichtigungstermins für eine Immobilie folgt einem bekannten und ineffizienten Muster: Der Interessent fragt nach einem Termin, der Makler prüft seinen Kalender, schlägt eine Zeit vor, der Interessent antwortet, dass dies nicht passt, der Makler schlägt eine andere Zeit vor – und so weiter, viele Nachrichten später, bis ein für beide Seiten passender Termin gefunden ist.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen in vier Schritten, wie Sie den Team-Kalender mit WhatSMS verbinden und so einen Großteil dieses Hin- und Her-Schreibens eliminieren.

Schritt 1 — Den Team-Kalender verbinden

Verbinden Sie in den Integrationseinstellungen den Google Calendar oder Microsoft Outlook jedes einzelnen Agenten. Die Verbindung ist bidirektional und erfolgt in Echtzeit – jeder im Kalender des Agenten bereits eingetragene Termin wird vom System sofort erkannt, ohne manuelle Synchronisierung.

Schritt 2 — Zeiten der Nichtverfügbarkeit sperren

Zusätzlich zu bereits gebuchten Terminen kann der Makler bestimmte Zeiträume im verbundenen Kalender sperren – zum Beispiel einen Vormittag, der für administrative Aufgaben reserviert ist. Das System berücksichtigt diese Sperrung bei der Vorschlagsfunktion für Besichtigungen und schlägt keine Zeiträume vor, die der Makler bereits für andere Dinge reserviert hat.

Schritt 3 — Den Agenten automatisch Zeiten vorschlagen lassen

Wenn ein Interessent um einen Besichtigungstermin bittet, weiß der KI-Agent in Echtzeit, welche Zeiten tatsächlich verfügbar sind, und schlägt diese Optionen direkt vor – ohne dass er sich vor der Antwort manuell mit dem menschlichen Makler abstimmen muss. In vielen Fällen ist der gesamte Prozess nach nur einem Nachrichtenaustausch abgeschlossen.

Schritt 4 — Bestätigen und automatische Erinnerungen senden

Sobald der Interessent eine der vorgeschlagenen Zeiten auswählt, wird der Termin automatisch im Kalender des Agenten eingetragen und beide Parteien erhalten eine Bestätigung. Eine automatische Erinnerung kann danach vor dem Termin an den Interessenten gesendet werden, um das Risiko von Terminausfällen zu verringern – ein Problem, das in der Immobilienbranche ebenso relevant ist wie in jedem anderen Sektor, der auf Vor-Ort-Termine angewiesen ist.

Koordination zwischen mehreren Agenten

Wenn ein Immobilienunternehmen mehrere Agenten beschäftigt, von denen jeder seine eigene Verfügbarkeit hat, hält das System die Terminkalender getrennt, aber sichtbar. Die Besichtigung wird dem passenden Agenten basierend auf Gebiet, Immobilientyp oder der tatsächlichen Verfügbarkeit zum Zeitpunkt der Anfrage zugewiesen. Zwei Agenten mit unterschiedlichen Verfügbarkeiten für dieselbe Immobilie können beispielsweise Besichtigungen parallel planen, ohne dass es zu Konflikten kommt, da das System den tatsächlichen Kalender jedes Einzelnen separat kennt.

Insgesamt beseitigt diese Synchronisierung eine der häufigsten Reibungsstellen im Immobilienvertrieb und macht die Terminvereinbarung so einfach, wie sie schon immer hätte sein sollen.

Die Verbindung des Kalenders dauert nur wenige Minuten, und von diesem Moment an erfolgt die Terminvereinbarung ohne ständiges manuelles Eingreifen. Sie können ein kostenloses Konto erstellen und den tatsächlichen Terminkalender Ihres Teams synchronisieren.