Multidisziplinäre Terminverwaltung in einer Klinik mit mehreren Fachärzten

Eine Praxis mit drei oder vier Ärzten – jeder mit unterschiedlichen Arbeitstagen und -zeiten, jeder mit seinem eigenen Terminrhythmus – hat ein Koordinationsproblem, mit dem eine Ein-Arzt-Praxis niemals konfrontiert ist. Die Frage „Ist dieser Termin frei?“ lässt sich nicht mehr einfach beantworten, da es darauf ankommt, welcher Arzt in welchem Raum mit welcher verfügbaren Ausstattung zur Verfügung steht.

Wo die manuelle Anpassung oft fehlschlägt

Wenn jeder Mitarbeiter seinen Terminkalender separat verwaltet – in einem Notizbuch, in einer anderen App oder aus dem Kopf heraus – sind Fehler fast vorprogrammiert: zwei Termine, die zur gleichen Zeit für denselben Raum vereinbart wurden, ein Patient, der eingeteilt wurde, ohne zu überprüfen, ob der richtige Arzt tatsächlich verfügbar war, oder einfach der Verlust des Überblicks darüber, wer an einem bestimmten Tag welche Behandlung durchführt.

Die Rezeption fungiert letztendlich als Vermittler zwischen Terminplänen, die nicht miteinander kommunizieren, was zeitaufwendig ist und die Fehlerwahrscheinlichkeit erhöht – insbesondere an Tagen mit hohem Andrang.

Ein gemeinsamer Terminkalender, aber mit individuellen Verfügbarkeiten

WhatSMS synchronisiert sich mit dem Kalender jedes Mitarbeiters – Google Calendar oder Microsoft Outlook – und zeigt die Verfügbarkeiten getrennt, aber für das Team auf einer einzigen Übersicht sichtbar an. Wenn ein Patient über WhatsApp einen Termin vereinbaren möchte, weiß das System bereits in Echtzeit, welche Fachkräfte für diese Art von Termin in diesem Zeitraum verfügbar sind, ohne dass jemand manuell mehrere Kalender parallel überprüfen muss. Sehen Sie sich alle Terminkalender- und Automatisierungsfunktionen an, die dies ermöglichen.

Zuweisung nach Fachgebiet

Nicht alle Anfragen sind gleich: Ein Patient, der einen Routinetermin sucht, kann automatisch an den Arzt weitergeleitet werden, der am ehesten verfügbar ist; bei einer konkreten Anfrage – „Ich möchte einen Termin bei Frau Dr. Marta vereinbaren“ – wird diese Präferenz berücksichtigt und es werden ausschließlich ihre Termine vorgeschlagen.

Bestätigungen, die stets den richtigen Fachmann identifizieren

Jede Bestätigungsnachricht und jede Erinnerung gibt eindeutig an, bei wem der Termin stattfindet, wodurch die häufig auftretende Verwechslung vermieden wird, dass ein Patient erscheint und auf einen anderen Arzt wartet als den, bei dem der Termin tatsächlich vereinbart war.

Was bringt das dem Empfangsteam?

Anstatt mehrere Terminkalender gleichzeitig im Kopf zu verwalten, erhält das Team nun einen einheitlichen, in Echtzeit aktualisierten Überblick, wobei die gesamte Kommunikation bezüglich Terminbestätigungen und -verschiebungen automatisch im Hintergrund abläuft. Der verbleibende manuelle Aufwand beschränkt sich auf das, was tatsächlich eine menschliche Entscheidung erfordert – beispielsweise die Umplanung eines Tages, wenn ein Mitarbeiter kurzfristig absagt.

Sie können diesen Workflow kostenlos mit dem tatsächlichen Terminkalender Ihrer Praxis testen: Mit einem kostenlosen Konto können Sie einen Kanal verknüpfen und bis zu einem Mitarbeiter synchronisieren, um die Auswirkungen zu bewerten, bevor Sie sich entscheiden, das System auf das gesamte Team auszuweiten.