Wie Sie Gästen außerhalb der Rezeptionszeiten antworten
Wie Sie einen KI-Agenten konfigurieren, der 24 Stunden am Tag mit den Regeln Ihrer Unterkunft antwortet, ohne einen Gast zu verpassen, der nachts oder am Wochenende schreibt.
Anfragen kommen gleichzeitig über WhatsApp, E-Mail und Instagram: „Gibt es dieses Wochenende Verfügbarkeit?", „Wann ist Check-in?", „Gibt es WLAN?", „Wie komme ich mit dem Zug hin?". Außerhalb der Rezeptionszeiten antwortet niemand — und der Gast sucht ohne Bestätigung nach einer anderen Alternative.
Diese Anleitung zeigt, wie Sie einen KI-Agenten konfigurieren, der 24 Stunden am Tag antwortet, mit den KI-Agenten von WhatSMS.
Schritt 1 — Die Hausregeln in eine einzige Wissensbasis laden
Laden Sie die Hausregeln, Zeiten, Preise und Stornierungsrichtlinien einmalig in die Wissensbasis des Agenten — statt sie jedem Gast wiederholt zu erklären.
Schritt 2 — Die Kanäle verbinden, auf denen Gäste bereits schreiben
Verbinden Sie WhatsApp, E-Mail und Instagram, unter anderem, mit dem Unified Inbox, damit der Agent auf jedem dieser Kanäle mit derselben Wissensbasis antwortet.
Schritt 3 — Die Übergabe für Entscheidungen konfigurieren, die den Eigentümer erfordern
Legen Sie fest, welche Fragen Ihre Entscheidung erfordern — wie eine Ausnahme von der Stornierungsrichtlinie —, damit das Gespräch mit der vollständigen Zusammenfassung an das Team übergeben wird, statt dass der Agent eine Antwort riskiert.
Warum dies verhindert, die Buchung zu verlieren
Weniger wiederholte Fragen, die Ihren Tag unterbrechen, und ein Gast mit sofortiger Antwort statt Stille bis zum nächsten Tag — dem Moment, in dem viele Gäste ohne Bestätigung bereits woanders gebucht haben.
Sie können dieses Konto kostenlos erstellen und die echten Regeln Ihrer Unterkunft vor jeder Verpflichtung laden.
Häufig gestellte Fragen
Können ausländische Gäste mit dem Agenten in ihrer eigenen Sprache sprechen?
Die WhatSMS-Plattform ist in 6 Sprachen verfügbar — Portugiesisch, Englisch, Spanisch, Französisch, Deutsch und Italienisch — und der KI-Agent antwortet in der Sprache, in der der Gast schreibt, basierend auf den in der Wissensbasis geladenen Informationen. Menschlicher Support des Teams erfolgt immer auf Portugiesisch.
Beantwortet der Agent Fragen zur Verfügbarkeit von Terminen?
Der Agent kann Buchungsanfragen direkt aus dem Gespräch heraus erfassen, aber die endgültige Verfügbarkeitsbestätigung hängt vom verbundenen Kalender ab — bei Fragen zu einer bestimmten Ausnahme wird das Gespräch an das Team übergeben.
Was ist, wenn die Frage eine Ausnahme von der Stornierungsrichtlinie betrifft?
Wenn die Frage eine Entscheidung des Eigentümers erfordert — wie eine Ausnahme von der Stornierungsrichtlinie —, wird das Gespräch mit dem vollständigen Verlauf an das Team übergeben, um sofort nach dessen Wiedereröffnung beantwortet zu werden.
Welche Informationen sollte ich in die Wissensbasis laden?
Hausregeln, Check-in-/Check-out-Zeiten, WLAN-Richtlinie, Stornierungsrichtlinie, Preise und Transportinformationen — alles, was Sie derzeit wiederholt per Nachricht jedem neuen Gast erklären.
Kann ich das Gespräch jederzeit übernehmen?
Ja. Jede Nachricht zeigt, ob sie von der KI oder von einem Teammitglied beantwortet wurde, und Sie können jedes Gespräch jederzeit übernehmen.
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