Wie man Reservierungen für große Gruppen über WhatsApp verwaltet

Eine Reservierung für eine große Gruppe – ein Geburtstag, ein Firmenessen, eine Familienfeier – bringt Besonderheiten mit sich, die eine normale Reservierung nicht hat: Sie kann das Zusammenstellen mehrerer Tische, die Vorab-Bestätigung eines speziellen Menüs oder die Reservierung eines Bereichs abseits des Hauptraums erfordern. Diese Anfrage auf dieselbe automatisierte Weise wie eine Reservierung für zwei Personen zu behandeln, wäre ein Fehler.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen in vier Schritten, wie Sie diesen differenzierten Ablauf im Automatisierungs-Builder von WhatSMS einrichten.

Schritt 1 — Definieren Sie den Schwellenwert für „große Gruppen“

Jedes Restaurant kann die Anzahl festlegen, ab der eine Reservierung als Sonderfall behandelt wird – dies können sechs Personen für einen kleinen Raum oder fünfzehn für ein größeres Restaurant sein. Im visuellen Editor wird dieser Schwellenwert in einem Bedingungsknoten direkt nach der Reservierungsanfrage definiert.

Schritt 2 — Signalisierung der Anfrage für menschliche Aufmerksamkeit

Wenn die Anzahl der Personen den festgelegten Schwellenwert überschreitet, leitet der Bedingungsknoten das Gespräch an einen Handoff weiter – ein Teammitglied übernimmt die Betreuung mit einer automatischen Zusammenfassung der bisherigen Anfrage, anstatt dass der Flow wie bei einer normalen Reservierung fortgesetzt wird.

Schritt 3 — Einholen relevanter Informationen vor der Bestätigung

Fügen Sie einen Nachrichtenknoten hinzu, der explizit nach allgemeinen diätetischen Einschränkungen der Gruppe, dem Bedarf an einem speziellen Bereich oder einer Zeitbegrenzung für die Freigabe des Tisches fragt. Wenn diese Informationen bereits im ersten Gespräch gesammelt werden, lassen sich Überraschungen am Tag der Veranstaltung vermeiden.

Schritt 4 — Bestätigung mit verstärkter Aufmerksamkeit kurz vor dem Termin

Konfigurieren Sie einen zweiten Trigger kurz vor dem Reservierungsdatum, um letzte Details zu bestätigen – einschließlich der Frage, ob ein spezielles Menü gewünscht ist oder ob jede Person individuell wählt. Die Auswirkungen einer kurzfristigen Stornierung oder Änderung sind bei dieser Art von Reservierung größer, daher zahlt sich diese verstärkte Bestätigung durch den zusätzlichen Aufwand aus.

Was die Automatisierung weiterhin unterstützt

Auch wenn es sich um einen Sonderfall handelt, profitieren die anfängliche Registrierung der Anfrage, die automatische Erinnerung und die Bestätigungskommunikation weiterhin von der Automatisierung – was sich ändert, ist das Maß an zusätzlicher menschlicher Aufmerksamkeit, das der Prozess erhält, bevor er endgültig abgeschlossen ist.

Insgesamt ist die Behandlung dieser Reservierungen mit differenzierter Aufmerksamkeit, bei gleichzeitiger Nutzung der grundlegenden Automatisierung, das Gleichgewicht, das sowohl dem Restaurant als auch den Gästen, die einen besonderen Anlass feiern, am besten dient.

Sie können diesen differenzierten Flow kostenlos konfigurieren und die Kriterien an das anpassen, was für Ihr Restaurant sinnvoll ist.