Wie Ihre Schule Erziehungsberechtigten über WhatsApp mit KI antworten kann
Eine Anleitung zur Einrichtung eines KI-Agenten, der auf Grundlage der Schulordnung und des Schulkalenders zu Stundenplänen, Schulgeld und Fehlzeiten antwortet.
Zu Beginn jedes Schulhalbjahres beantwortet jemand aus dem Schulteam über sein persönliches WhatsApp dutzende Male dieselbe Frage — welchen Stundenplan diese Klasse hat, wie hoch das Schulgeld diesen Monat ist, ob der Schüler heute gefehlt hat. Diese Nummer bleibt an eine Person gebunden, nicht an die Schule.
Diese Anleitung zeigt, wie Sie mit den KI-Agenten von WhatSMS einen Agenten einrichten, der über die offizielle WhatsApp-Nummer der Schule antwortet.
Schritt 1 — Schulordnung, Stundenpläne und Schulkalender hochladen
Laden Sie die interne Schulordnung, den Klassenstundenplan, den Schulkalender und die Schulgeldtabelle in die Wissensdatenbank des Agenten hoch. Basierend auf diesen Dokumenten antwortet der Agent, ohne Informationen zu erfinden, die über das von der Schule Bestätigte hinausgehen.
Schritt 2 — Die offizielle WhatsApp-Nummer der Schule verbinden, nicht eine private
Konfigurieren Sie den WhatsApp-Business-Kanal der Institution im Unified Inbox. Antworten gehen nun von einer Nummer aus, die der Schule gehört, nicht einer bestimmten Person im Team.
Schritt 3 — Eskalation für nicht dokumentierte Fragen einrichten
Richten Sie die automatische Übergabe an eine Person ein, sobald die Frage eine Entscheidung erfordert, die nicht in den hochgeladenen Dokumenten abgedeckt ist — zum Beispiel ein Disziplinarfall oder eine Ausnahme von der Schulordnung.
Warum dies die Belastung des Verwaltungspersonals reduziert
Erziehungsberechtigte erhalten nun jederzeit eine Antwort, ohne von der Verfügbarkeit einer bestimmten Person abhängig zu sein — und das Personal hört auf, jeden Tag dieselbe Antwort an verschiedene Familien zu wiederholen.
Sie können dieses Konto kostenlos erstellen und den Agenten vor jeder Verpflichtung mit der echten Schulordnung Ihrer Schule testen.
Häufig gestellte Fragen
Beantwortet der KI-Agent Fragen zur spezifischen Situation eines Schülers?
Der Agent antwortet basierend auf der hochgeladenen Wissensdatenbank — interne Schulordnung, Klassenstundenplan, Schulkalender, Schulgeldtabelle. Bei schülerspezifischen Fragen (z. B. einem Disziplinarfall) wird das Gespräch mit vollständigem Verlauf an eine Person übergeben.
Ist die Nummer nicht mehr an eine Person gebunden?
Ja. Der Agent antwortet über die offizielle WhatsApp-Nummer der Schule, nicht über das private Telefon eines Mitarbeiters — ist diese Person im Urlaub, krank oder verlässt das Team, funktionieren Information und Nummer weiter.
Kann ich Kontakte nach Klasse oder Schuljahr organisieren?
Ja. Sie können Kontakte nach Klasse, Schuljahr oder jedem für Ihre Schule sinnvollen Kriterium gruppieren und diese Gruppen nutzen, um Mitteilungen zu segmentieren oder den Gesprächsverlauf einer bestimmten Gruppe einzusehen.
Wie wird die DSGVO gehandhabt, da wir mit Daten von Minderjährigen umgehen?
Die Grundlage ist Privacy-by-Design und DSGVO seit der Erstellung der Plattform: Einwilligung vor Gesprächsbeginn, verschlüsselte Daten und das Recht, Kontaktdaten jederzeit zu exportieren oder zu löschen, mit Servern auf europäischem Gebiet.
Was passiert, wenn die Frage nicht in der hochgeladenen Schulordnung steht?
Der Agent erfindet keine Antwort — er übergibt das Gespräch mit vollständigem Verlauf an ein Teammitglied, damit die Familie eine korrekte Antwort statt einer Vermutung erhält.
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