Wie man Termine automatisch per WhatsApp bestätigt
Die Bestätigung eines Termins sollte nicht erfordern, dass jemand am Empfang einen Anruf tätigt. Erfahren Sie, wie Sie diesen Schritt automatisieren, ohne die persönliche Note zu verlieren.
Manuelle Bestätigung kostet mehr als es scheint
15 Termine einzeln per Telefon zu bestätigen, beansprucht leicht eine Stunde Arbeitszeit einer Empfangskraft – Zeit, die nicht damit verbracht wird, Patienten vor Ort in der Klinik zu betreuen. Und das Ergebnis dieser Stunde ist oft eine Liste mit verpassten Anrufen und unbeantworteten Nachrichten.
Die automatische Bestätigung per WhatsApp löst das Problem an der Wurzel: Anstatt dass das Team dem Patienten hinterherläuft, sendet das System zum richtigen Zeitpunkt die richtige Nachricht und registriert die Antwort, ohne dass jemand eingreifen muss. Diese Anleitung zeigt, wie Sie diesen Ablauf mit dem Automatisierungs-Builder von WhatSMS einrichten.
Schritt 1 — WhatsApp-Kanal verbinden
Verbinden Sie die WhatsApp-Nummer der Klinik mit der Plattform – per QR-Code auf einem Android-Handy oder über die WhatsApp Cloud API. Dieser Kanal wird die Bestätigungen senden und empfangen.
Schritt 2 — Kalender synchronisieren
Verbinden Sie den Google Kalender oder Microsoft Outlook der Klinik. Diese bidirektionale Echtzeit-Synchronisation ermöglicht es dem System, genau zu wissen, wann jeder Termin vereinbart ist, ohne auf die manuelle Eingabe von Daten angewiesen zu sein.
Schritt 3 — Bestätigungsablauf erstellen
Ziehen Sie im visuellen Editor einen zeitgesteuerten Trigger-Knoten (zum Beispiel 24 Stunden vor dem Termin), gefolgt von einem Nachrichten-Knoten mit einer Bestätigungsvorlage. Der Patient kann mit "Ja" antworten, eine Verschiebung beantragen oder mitteilen, dass er nicht erscheinen kann – alles innerhalb desselben Gesprächs.
Schritt 4 — Jede Antwort mit einer Aktion verknüpfen
Fügen Sie nach der Antwort einen Bedingungsknoten hinzu: Wenn der Patient bestätigt, wird der Termin im Dashboard validiert; bei einer Absage wird der Termin sofort als frei markiert; bei einer Anfrage zur Verschiebung kann der Ablauf den Prozess zur Umplanung einleiten. Jede Antwort wird registriert und dem jeweiligen Kontakt sowie dem Termin zugeordnet.
Was ist, wenn der Patient nicht antwortet?
Nicht jede Bestätigung erhält eine Antwort – und das System behandelt Stille nicht als automatisches "Ja". Wenn innerhalb der festgelegten Frist keine Reaktion erfolgt, bleibt der Termin im Dashboard des Teams als ausstehend sichtbar. Das Team kann dann entscheiden, ob eine zweite Erinnerung gesendet, ein anderer Kanal genutzt oder der Patient direkt kontaktiert werden soll.
Die Einrichtung dieses Ablaufs dauert normalerweise weniger als einen Nachmittag. Sie können dies kostenlos ausprobieren, mit dem Gratis-Konto, und den vollständigen Ablauf mit dem echten Terminkalender Ihrer Klinik testen, bevor Sie sich für den nächsten Schritt entscheiden.
Häufig gestellte Fragen
Muss der Patient die Nummer der Klinik in seinen Kontakten speichern?
Nein. Die Bestätigungsnachricht kommt wie jedes normale WhatsApp-Gespräch an, und der Patient antwortet direkt dort.
Wie lange vor dem Termin sollte ich die Bestätigung senden?
Der übliche Ausgangspunkt sind 24 Stunden vorher, aber der zeitgesteuerte Auslöser ist konfigurierbar und kann an die Ausfallrate jeder Klinik angepasst werden.
Was ist, wenn der Patient etwas Unerwartetes antwortet?
Der Ablauf kann einen Fallback-Knoten enthalten, der das Gespräch an einen menschlichen Mitarbeiter weiterleitet, wenn die Antwort keiner klaren Option entspricht.
Ersetzt die automatische Bestätigung die Anrufe des Empfangs vollständig?
In den meisten Fällen ja, aber der Ablauf kann so konfiguriert werden, dass er nur in den Fällen, die das Team als sensibler erachtet, auf einen Anruf eskaliert.
Funktioniert dies auch für Kliniken mit mehreren Fachkräften?
Ja – jede Bestätigung ist mit dem Termin und der entsprechenden Fachkraft im synchronisierten Kalender verknüpft, ohne dass sich die Zeitpläne verschiedener Fachkräfte vermischen.
Bereit, WhatSMS auszuprobieren?
14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Fügen Sie eine Kreditkarte hinzu und erhalten Sie 30 Tage.
Kostenlos starten