So vereinbaren Sie Besichtigungstermine für Immobilien über WhatsApp

Nachdem ein Interessent deutliches Interesse an einer Immobilie gezeigt hat – indem er konkrete Fragen stellt, um weitere Fotos bittet und sich bereit zeigt, den nächsten Schritt zu gehen –, ist der nächste logische Schritt die Vereinbarung eines Besichtigungstermins. Dies ist auch der Moment, an dem viele Prozesse ins Stocken geraten, da die Terminvereinbarung letztendlich von manuellem Nachrichtenaustausch oder sogar einem separaten Telefonanruf abhängt.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie die Terminvereinbarung für Besichtigungen direkt innerhalb der WhatsApp-Konversation mithilfe der Kalenderintegration von WhatSMS einrichten.

Schritt 1 – Den Kalender des Vermittlers verbinden

Verbinden Sie zunächst den Google Kalender oder Microsoft Outlook des für die Besuche zuständigen Vermittlers. Die Integration erfolgt bidirektional und in Echtzeit, was bedeutet, dass alle bereits in diesem Kalender eingetragenen Termine – Besuche, Besprechungen, Abwesenheiten – stets berücksichtigt werden, wenn das System neue Zeitfenster vorschlägt.

Schritt 2 – Den Auslöser für den Besuchsvorschlag konfigurieren

Konfigurieren Sie im visuellen Automatisierungseditor einen Auslöser, der aktiviert wird, sobald der Lead klares Interesse zeigt – beispielsweise durch eine positive Antwort auf eine Qualifizierungsfrage oder durch die ausdrückliche Bitte, einen Besuch zu vereinbaren. Daraufhin schlägt der KI-Agent automatisch Termine vor, die auf der tatsächlichen Verfügbarkeit des verknüpften Kalenders basieren.

Schritt 3 – Dem Lead die Wahl zwischen den vorgeschlagenen Optionen lassen

Der Lead erhält direkt im WhatsApp-Chat eine Auswahl möglicher Termine und wählt den für ihn passenden aus — ganz ohne ein zweites Tool, einen externen Link oder einen Telefonanruf, um den Termin auszuhandeln.

Schritt 4 – Bestätigen und automatische Erinnerungen einrichten

Nachdem der Interessent einen Termin ausgewählt hat, wird der Besuch automatisch im Kalender des Maklers eingetragen, und es wird umgehend eine Bestätigung versendet. Richten Sie außerdem eine automatische Erinnerung für die Tage vor dem Termin ein, um das Risiko zu verringern, dass der Interessent den Termin vergisst oder nicht erscheint.

Schritt 5 – Die Terminverschiebung vorbereiten

Sollte etwas Unvorhergesehenes eintreten, fügen Sie demselben Ablauf eine Option zur Terminverschiebung hinzu: Der Interessent sieht die verfügbaren Termine direkt im Chat, ohne den gesamten Buchungsprozess von Grund auf wiederholen zu müssen.

Koordination zwischen mehreren Interessenten und derselben Immobilie

Wenn mehrere Interessenten in kurz aufeinanderfolgenden Zeiträumen Interesse an derselben Immobilie zeigen, verhindert das System Überschneidungen, indem es vor der Bestätigung stets die tatsächliche Verfügbarkeit im Kalender überprüft – was die unangenehme Situation verhindert, dass zwei verschiedene Gruppen gleichzeitig dieselbe Immobilie besichtigen.

Am Ende des Vorgangs erhält der Makler eine Benachrichtigung mit allen Details zum vereinbarten Besichtigungstermin, einschließlich etwaiger Präferenzen, die der Interessent während des Gesprächs geäußert hat, damit er gut vorbereitet sein kann.

Für die Einrichtung muss lediglich der Kalender des für die Besichtigungen zuständigen Maklers verknüpft werden. Sie können ein kostenloses Konto erstellen und diesen Ablauf mit den ersten echten Leads testen.